Метою проекту є розробка і впровадження Системи Інформаційного управління університетів в університети України, Білорусі, Молдови та Грузії, базуючись на європейському досвіді.
Завдання проекту:
- Пристосувати європейський досвід та підходи проектування і використання інтегрованих систем інформаційного менеджменту до реалій країн СНД.
- Розробити інструкції з принципами створення і ефективного використання інтегровані системи інформаційного менеджменту.
- Забезпечити високоякісні підготовчі курси та курси підвищення кваліфікації для різних категорій службових осіб університету в таких галузях: загальна комп’ютерна грамотність; ІТ менеджмент, теорія і практика стратегічного планування; електронне врядування та технології сучасного інформаційного менеджменту.
- Розробка і запровадження нового програмного забезпечення для менеджменту університету на основі аналізу інформаційних потоків та вже існуючих систем управління в університетах-партнерах (включно зі створенням кількох підрозділів, призначених для підтримки наступних функцій обслуговування інформаційної системи: комп’ютерної мережі адміністрування; бази даних ; обслуговування інформаційних систем; дизайн, утримання та адаптація програмного забезпечення.
На початку проекту важливо інтегрувати інформацію про менеджмент університету до системи вищої освіти ЄС, визначити стан використання інформаційного менеджменту та технологій ЕRP в системі освіти ЄС. Потрібно проаналізувати та інтегрувати досвід менеджменту щоденної освіти і університетського життя загалом в університетах Склодовської-Кюрі Любліна, Кобленц-Ландау та університеті Ле Манса. Група провідних працівників університетів з країн NIS відвідають університети ЄС для коротких курсів підвищення класифікації. Після цього важливо проаналізувати поточний стан інформаційного менеджменту в університетах-партнерах. Далі відбудеться висунення пропозицій щодо їхньої оптимізації. Професори університетів ЄС, співпрацюючи з фахівцями країн СНД розроблять модель нової інтегрованої системи інформаційного менеджменту, підготують специфікацію вимог до відповідного програмного забезпечення.
Потрібно заснувати Координаційну раду. До неї увійдуть представники члени консорціуму (1 особа від організації). Основним завданням Координаційної ради буде розробка стратегічного плану покращення системи інформаційного менеджменту в університеті. У SSU проведуть збори Академічної Ради, щоб обговорити затвердження стратегічного плану. Після цього, Академічна Рада представить список спеціалістів ІТ і адміністративних працівників університетів, що візьмуть участь у курсах підвищення класифікації по менеджменту університету в європейських ВНЗ. Критеріями відбору будуть їхні навички в ІТ та знання мов. Для обраних працівників проведуть курси вивчення мов ЄС (англійська, німецька і т.д.) , тривалістю два місяці. Після мовних курсів, вони візьмуть участь в курсах від європейських університетів по Інформаційних технологіях, ERP та технологіях електронного врядування, інформаційному менеджменту і т.п. Учасники здобудуть європейський досвід в системах інформаційного менеджменту університетів. У своїх університетах учасники цих курсів проведуть спеціальні семінари для колег, щоб поділитись знаннями. На семінарах вони зможуть також презентувати чорнову модель майбутньої інтегрованої системи інформаційного менеджменту університетів. Всі коментарі і рекомендації університетських колег вони обговорять і візьмуть до уваги для подальшого вдосконалення. Академічна Рада разом з колегами з Міністерств освіти розроблять і опублікують звіт про шляхи покращення ІТ підтримки університетського менеджменту. Основна частина звіту займе стратегічний план інтеграції і розвитку системи інформаційного менеджменту університету. Потрібно адаптувати документи до українських, білоруських, грузинських та молдовських умов в цілому і базуючись на аналізі країн-партнерів зокрема. Також потрібно вибрати і замовити необхідне устаткування для організації робочих місць для працівників ІТ-центрів університетів країн-партнерів.
На початку проекту потрібно розробити та розмістити в Інтернеті веб-сайти ІТ-центрів. UKOLD буде надавати всі консультації в сфері інформаційних технологій та відповідатиме за веб-сайт. Перші версії включатимуть початкову інформацію про IT центри та плани його розвитку. Тоді веб-сайти будуть підтримуватися та розвиватися. Вони повинні відображати всі нові дані про діяльність ІТ-центрів. Після відкриття ІТ-центрів потрібно провести відбір представників адміністративного персоналу кожного ІТ-центру для подальшого навчання з управління інформацією в університетах ЄС. 2 особи з кожного ІТ-центру будуть навчатися в кожному Європейському університеті. Вибраний персонал під час перепідготовки в університетах ЄС покращить свої навички в практичному управлінні інформацією та технологіями ERP.
Після повернення до країн СНД перекваліфіковані співробітники ІТ-центрів університетів країн-партнерів формуватимуть мережу, яка буде розробляти Інтегровану інформаційну систему управління університетом під загальним наглядом UKOLD. Інформаційну систему розроблять як інструмент для збору та автоматичного аналізу всіх даних університету. Комп’ютерні лабораторії будуть організовані для розробки системи. Очікується, що інформаційна система стане основою для встановлення системи управління інформацією та підтримки:
- Інформація про студентів, їхній прогрес в навчанні та успішність;
- Планування циклу навчального процесу;
- Контроль якості та забезпечення якості освіти;
- Автоматизація документообігу університету.
Нове програмне забезпечення частково сформують з програмного забезпечення, яке використовують в університетах-партнерах СНД та ЄС, та розробленого перепідготовленим персоналом Центрів. Нову розроблену систему встановлять та впровадять в середині другого проектного року. У результаті частину процесів управління університетом реорганізують. Потрібно підготувати та впровадити курси з постійної перепідготовки університетського адміністративного персоналу. Викладачів з країн-партнерів, що мають досвід роботи в області комп’ютерної науки та теорії управління, виберуть для перекваліфікації і перепідготовки в MCSU та UKOLD. Вони підготують кілька нових курсів для програми перепідготовки. Все необхідне для підготовки та викладання: потрібно придбати сучасне навчальне обладнання (дошки, медіапроектори тощо) та література. Навчальний план розроблять на базі аналогічних курсів в університетах ЄС, адаптованих до спеціальних потреб університетів-партнерів.
Координаційна Рада оцінить навчальну програму, а також навчальний план всіх курсів буде після першого циклу перепідготовки. На основі цього досвіду Рада розробить та затвердить остаточну версію навчальних програм та пакет навчальних матеріалів, включаючи переклад та адаптацію існуючих матеріалів університетів країн ЄС. Планується підписати двосторонні угоди між університетами-учасниками щодо подальшого обміну та координації навчальних матеріалів. Перші курси будуть організовані в університетах країн-партнерів для представників університетських адміністрацій.
Веб-сайт з інформацією про розроблену Систему управління інформацією в університеті та навчальний плану розроблять та представлять в Інтернеті в якості акції розповсюдження. Члени Консорціуму, викладачі та співробітники IT-центрів представлять розвинену університетську систему управління інформацією в університетах країн-партнерів, щоб поділитися інформацією про її концепцію, функціонування, новими можливостями. Систему управління інформацією університету представлять в державних установах країн-партнерів. Учасники проекту, під керівництвом представників міністерств, підготують угоди з міністерствами освіти про офіційний статус системи управління інформацією університету та її розподіл серед університетів країн-партнерів. Система управління інформацією університету отримає акредитацію у всіх країнах-учасницях СНД. Потрібно організувати міжнародну асоціацію з управлінням інформацією в університеті в галузі вищої освіти на базі університетів країн-партнерів. Кожні пів року будуть проводити координаційні наради проекту. Звіти експертів TNU будуть представляти та розглядати щорічно під час координаційних нарад. Рекомендації та оцінки експерта, матеріали координаційних нарад, аналітична проектна документація, річні та заключні звіти, відповіді на веб-сайті проекту, інші документи зберуть та ретельно розглянуть. Контроль якості та моніторинг проекту виконуватиме спеціальний підрозділ Координаційної ради на основі заходів щодо впровадження європейських стандартів. Він буде використовувати для оцінки спеціально підготовані анкети для учасників. Всі збори членів консорціуму відбуватимуться для узгодження дій. Більша частина узгодження буде здійснюватися в електронному вигляді (електронною поштою, через веб-сайт проекту та, якщо необхідно, по телефону). Це виявилося більш ніж достатнім у попередніх проектах TEMPUS.